Tagesordnungspunkt

TOP Ö 6: Sachstandsbericht Digitale Bauakte, Digitaler Posteingang

BezeichnungInhalt
Sitzung:24.10.2019   DME-18-0002 
DokumenttypBezeichnungAktionen

Im Jahre 2019 war die Umsetzung des Projekts „Digitale Bauakte“ beabsichtigt. Auf Grund verschiedener Unwegbarkeiten, die im Vorfeld nicht abzusehen waren, verzögert sich derzeit die Umsetzung zur Einführung der digitalen Bauakte.

 

Die Akte selbst wurde bereits im aktuell vorhandenen System angelegt. Zunächst sind aber rund 580 Ordner mit mehreren Tausend alten Bauanträgen aus dem Keller der Rombergstraße einzuscannen. Hierzu waren seitens der Stadt zahlreiche Vorarbeiten in Bezug auf die Sortierung und Einordnung der Akten vorzunehmen. Dies gestaltete sich komplexer als zunächst angenommen.

 

Des Weiteren gab es vom Anbieter ein Software-Problem beim Scanprofil für den Scan-Arbeitsplatz der Bauakte, der sich bis in den August hinzog.

 

Es ist nun beabsichtigt den Scan der Altakten durch einen Scandienstleister vornehmen zu lassen. Da der Dienstleister bis Ende Januar 2020 ausgebucht ist, wird der Scan der Altakten erst im Februar als Projekt angelegt.

 

Es ist beabsichtigt, die bisherigen Akten in den nächsten Wochen bereits abholen zu lassen und mit der digitalen Akte bereits zu beginnen, um die Altakten dann im Februar nachzupflegen.

 

Wenn das Projekt „Digitale Bauakte“ im ersten Quartal 2020 abgeschlossen ist, wird das Projekt „Digitale Personalakte“ in Angriff genommen.