Betreff
Informationen zum Stand „Digitales Rathaus“ und Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie Mittelanmeldung für das Haushaltsjahr 2019
Vorlage
DS-18-0265
Art
Sitzungsvorlage

Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) „nScale“ über die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg im Jahr 2015 ist die Stadt Dinklage die ersten Schritte in Richtung eines papierlosen Büros gegangen. Zunächst wurde innerhalb des DMS die „Digitale Steuerakte“ eingeführt. Im zweiten Schritt erfolgte im Jahre 2016 die Einführung des „Digitalen Rechnungseingangs“ als Workflow.

 

Um auch weiterhin Schritt für Schritt dem papierlosen Büro näher zu kommen, ist geplant im kommenden Jahr mit der „Digitalen Personalakte“, der „Digitalen Bauakte“ und dem „Digitalen Posteingang“ drei weitere Module im DMS zu buchen und umzusetzen. Im Zuge des Einsatzes würden sämtliche Bauakten (Bauanträge etc.) gescannt und digital zur Verfügung gestellt. Ebenso verhält es sich mit den bei der Stadt Dinklage vorhandenen Personal- und Vergütungsakten.

 

Mit der Einführung der Module würden bei der Stadt Dinklage künftig ein Großteil von derzeit genutzten Archiv- und Stauräume in der Rombergstraße und dem Rathaus entfallen. Auch im Hinblick auf künftige Archivräume würde die Stadt deutlich entlastet.