Die bei der Stadt Dinklage eingesetzten Server sind inzwischen 6 Jahre alt, und entsprechen nicht mehr dem Stand der Technik. Es sind daher Überlegungen anzustellen, wie ab dem Jahr 2022 mit dem Einsatz von Servern und/oder Cloud-Arbeitsplätzen verfahren werden soll.

Darüber hinaus sind auch die aktuell eingesetzten Microsoft-Office-Lizenzen auf dem Stand von 2013. Die Übergangsphase ist angelaufen und es wird bald keinerlei Support mehr für die veralteten Lizenzen geben.

Im Laufe der Jahre 2020 und 2021 wurden die jeweiligen Arbeitsplätze in der Verwaltung der Stadt Dinklage bereits nach und nach mit neuen Arbeitsplatz-PCs und dem aktuellen Betriebssystem Windows10 ausgestattet.

Um einen Vergleich zu bekommen, wie sich die Kosten bei Einsatz eigener Server bzw. eines Cloud-Arbeitsplatzes in den kommenden 5 Jahren (durchschnittliche Halbwertszeit eines Servers) entwickeln hat die Verwaltung nunmehr folgende Angebote eingeholt:

1.)          Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

Produkt: „Cloud-Arbeitsplatz“ inkl. Lizenzen „Office 2019“

2.)          Firma Emil Tepe GmbH

Produkt: „Server Hochverfügbarkeitslösung“ inkl. Lizenzen „Office 2019“

Bei der Anforderung der beiden Angebote wurde von 35 Arbeitsplätzen ausgegangen.

Hinweis: Das Angebot der Firma Tepe ist dabei nur beispielhaft, da im Vorfeld einer Anschaffung eine öffentliche Ausschreibung erforderlich ist.

Angebot 1 „KDO – Cloud-Arbeitsplatz“

Die Kosten für den Einsatz des KDO-Cloud-Arbeitsplatzes betragen lt. Angebot vom 28.07.2021 einmalig 85.819,00 EUR. Die jährlichen Kosten bei 35 Arbeitsplätzen beziffert die KDO auf jährlich 86.141,70 EUR.

In den Kosten enthalten sind die an den Arbeitsplätzen einzusetzenden Thin-Clients bzw. Fat-Clients (Computer). Darüber hinaus sind die Kosten für Lizenzen etc. ebenfalls enthalten. Die jetzt aktuell eingesetzten PCs würden dann durch die Clients der KDO ersetzt. Bildschirme, Tastaturen etc. müssten weiterhin seitens der Stadt Dinklage beschafft werden, da diese in den Kosten nicht enthalten sind. Die erst in den vergangenen Monaten ausgetauschten Rechner würden dann nicht mehr eingesetzt.

Die Kosten bei einem Einsatz des KDO-Cloud-Arbeitsplatz würden auf 5 Jahre gerechnet somit insgesamt 516.527,50 EUR betragen (einmalige Kosten plus jährliche Kosten).

Angebot 2 – Server Hochverfügbarkeitslösung   - Fa. Tepe

inkl. Firewall Redundanz, Serverschrank etc.

Die Emil Tepe GmbH aus Dinklage hat nach Rücksprache mit der Verwaltung eine sog. Hochverfügbarkeitslösung angeboten. Das bedeutet, dass bei einem Ausfall des Servers direkt ein zweiter Server die Aufgabe übernimmt, um ein nahtloses Arbeiten zu ermöglichen.

Bei Einsatz eines neuen Servers müsste der Serverschrank im EDV-Keller ebenso wie ein Netzwerkschrank ausgetauscht werden. Beide Schränke stammen noch aus Anfang der 90iger Jahre und sind für den geplanten Einsatz nicht mehr zeitgemäß.

Die Firma Tepe hat die Kosten für die Hochverfügbarkeitslösung lt. Angebot vom 03.08.2021 mit einmalig 88.184,95 EUR angegeben. Hierin enthalten sind neben der Hardware auch die Lizenzen für Arbeitsplätze und Server sowie die Installationspauschalen und der Einbau.

Hinzu kommen die Kosten für die Firewall-Redundanz (Sicherheitssystem inkl. Softwarelizenzen), die Kosten für das Backup-System sowie Netzwerk- und Serverschrank. Diese Kosten betragen lt. Angebot vom 03.08.2021 insgesamt 13.383.57 EUR. Zusätzliche Kosten für die Arbeitsplatz-PCs fallen aktuell keine an, da diese  - wie bereits oben erwähnt – im Haushalt eingeplant waren und in den vergangenen Monaten gegen neue System getauscht wurden.

Beim Einsatz eines eigenen Systems kommen noch Kosten für die Wartung der Systeme (Installation von Updates, Fehlerbehebungen etc.) hinzu. Diese betrugen in den vergangenen Jahren rd. 10.000 EUR pro Jahr.

Die Kosten bei einem Einsatz eines eigenen Servers würden auf 5 Jahre gerechnet somit mit insgesamt 147.874,76 EUR zu Buche schlagen (einmalige Kosten plus jährliche Kosten).

Dementsprechend würden bei Einsatz eines eigenen Systems für die Dauer von 5 Jahren Kosten in Höhe von insgesamt 147.874,76 EUR anfallen.

Gegenüberstellung:

Kosten - KDO-Cloud-Arbeitsplatz:                          516.527,50 EUR

Kosten – Einsatz eigener Server:                             147.874,76 EUR

Unterschied (auf 5 Jahre):                                         368.652,74 EUR

Die Kosten bei Einsatz eines eigenen Servers (also System wie bislang) wären somit deutlich günstiger, als der Einsatz des KDO-Cloudarbeitsplatzes.

Zu bedenken ist auch, dass bei einem Einsatz des KDO-Cloudarbeitsplatzes keine Personalkosten bei der Stadt Dinklage eingespart werden würden, da sich das Personal im Bereich des Hauptamtes / EDV nicht verringern würde.

Die Verwaltung schlägt daher wie nachstehend vor:

Auch künftig sollte unter Einhaltung der aktuellen Richtlinien zur Datensicherheit etc. der Einsatz eines eigenen Servers im Hause erfolgen. Dementsprechend wird vorgeschlagen, für die Anschaffung eines entsprechenden Servers – wie oben ausgeführt – für das Haushaltsjahr 2022 einen Betrag in Höhe von 88.184,95 EUR für Server und Lizenzen einzuplanen. Darüber hinaus muss für das HH-Jahr 2022 ein Betrag in Höhe von 13.383,57 EUR für die Anschaffung von Server- und Netzwerkschränken eingeplant werden.

Die genannten Kosten für Instandhaltung etc. in Höhe von 10.000 EUR sind bereits bei den Kosten der Datenverarbeitung im Haushalt eingeplant.

Für das HH-Jahr 2022 würden insgesamt 101.600 für die Anschaffung von Server und Technik zu Buche schlagen.