Zwischen
dem Heimatverein „Herrlichkeit“ Dinklage und der Stadt Dinklage besteht seit
dem Jahre 2023 eine schriftliche Vereinbarung, wonach der Heimatverein mit dem
Aufbau und der Betreuung eines Stadtarchivs beauftragt ist. Danach übernimmt
und betreut der Verein (in Form des Stadtarchivs) die stadteigenen
Archivbestände nach den Vorgaben des Niedersächsischen Archivgesetzes und des
Bundesarchivgesetztes mit den entsprechenden Datenschutzrichtlinien. Die Übergabe der Dokumente erfolgt immer in
Abstimmung mit der Verwaltung. Der
Heimatverein hat sich verpflichtet, dass nach den Vorgaben der Archivgesetze
schutzwürdige Archivgut entsprechend zu lagern und es nur berechtigten Personen
zugänglich zu machen.
Das
Stadtarchiv ist in den ehemaligen Räumlichkeiten der Firma Kohorst an der
Holthausstraße untergebracht. Da auch der überwiegende Teil der
Stadtarchivdokumente digitalisiert werden sollen, ist eine entsprechende
EDV-Anlage anzuschaffen mit einer gleichzeitigen Anbindung an den Server des
Heimatvereins in Gebäude „Alter Bahnhof“.
Gemäß
einem vorliegenden Kostenvoranschlag beziffern sich die Kosten für Rechner,
Bildschirm, firewall etc. auf rund 5.300,00 €. Zudem bittet der Heimatverein
auf anteilige Übernahme der jährlichen Kosten für Telefon und Internetanschluss
in Höhe von 300,00 €.
Die
Miete für das Gebäude an der Holthausstraße in Höhe von mtl. 590,00 € wird
seitens der Stadt Dinklage gezahlt. Der Mietvertrag läuft noch bis Mitte 2026.