Zwischen dem Heimatverein „Herrlichkeit“ Dinklage und der Stadt Dinklage besteht seit dem Jahre 2023 eine schriftliche Vereinbarung, wonach der Heimatverein mit dem Aufbau und der Betreuung eines Stadtarchivs beauftragt ist. Danach übernimmt und betreut der Verein (in Form des Stadtarchivs) die stadteigenen Archivbestände nach den Vorgaben des Niedersächsischen Archivgesetzes und des Bundesarchivgesetztes mit den entsprechenden Datenschutzrichtlinien.  Die Übergabe der Dokumente erfolgt immer in Abstimmung mit der Verwaltung.   Der Heimatverein hat sich verpflichtet, dass nach den Vorgaben der Archivgesetze schutzwürdige Archivgut entsprechend zu lagern und es nur berechtigten Personen zugänglich zu machen.

Das Stadtarchiv ist in den ehemaligen Räumlichkeiten der Firma Kohorst an der Holthausstraße untergebracht. Da auch der überwiegende Teil der Stadtarchivdokumente digitalisiert werden sollen, ist eine entsprechende EDV-Anlage anzuschaffen mit einer gleichzeitigen Anbindung an den Server des Heimatvereins in Gebäude „Alter Bahnhof“.

Gemäß einem vorliegenden Kostenvoranschlag beziffern sich die Kosten für Rechner, Bildschirm, firewall etc. auf rund 5.300,00 €. Zudem bittet der Heimatverein auf anteilige Übernahme der jährlichen Kosten für Telefon und Internetanschluss in Höhe von 300,00 €.

Die Miete für das Gebäude an der Holthausstraße in Höhe von mtl. 590,00 € wird seitens der Stadt Dinklage gezahlt. Der Mietvertrag läuft noch bis Mitte 2026.